Organiza tu vida y la de tu familia con Trello

 Trello es un software para gestionar el trabajo y las tareas de los equipos, pero que también tiene un gran éxito como organizador personal o familiar. Al fin y al cabo, una familia es fácilmente asimilable un equipo y es muy útil poder compartir ciertas tareas domésticas, listas de la compra, etc.

 A la aplicación se puede acceder desde un navegador o desde apps móviles para iOS, Android o incluso Windows Phone, con la app no oficial llamada Trello Central.

 Darse de alta es muy sencillo y rápido y la versión básica de la aplicación es gratuita. Una vez dentro podemos crear nuestros tableros y fichas para organizar la información como se muestra en la figura 1.

 Las opciones disponibles para cada tarea son múltiples con fechas límite, recordatorios, ficheros adjuntos, vencimientos o listas de chequeo. En la figura 2 se muestra una tarea con una lista de chequeo o subtareas.

  Llevo una semana usando Trello y de momento estoy muy satisfecho. Cuando lleve algo más de tiempo trataré de hacer otra entrada con más detalles. ¿Alguno de vosotros usa este software?

Como cerrar tareas que no responden en Windows

 Aunque no ocurre a diario, a veces hay aplicaciones que se bloquean y no responden y tenemos que forzar su cierre para volver a la normalidad. En Windows el cierre de aplicaciones se realiza desde el Administrador de Tareas (Task Manager) y este administrador se puede lanzar de al menos tres maneras diferentes:

• Pulsando simultaneamente Ctrl+Alt+Supr (Ctrl+Alt+Del en algunos teclados): esta es la manera clásica que viene desde Windows 95. Se oculta todo lo que tenemos en pantalla y aparece el menú de seguridad en el que se puede elegir el administrador de tareas:

• Pulsando con el botón derecho del ratón sobre la barra de tareas se abre un menú en el que se puede elegir el Administrador de Tareas:

• Y por último y menos conocido, pulsando directamente Ctrl+Mayúsculas+Esc el Administrador se abrirá directamente

 Una vez abierto el Administrador seleccionamos la tarea que queremos finalizar y pulsamos en Finalizar tarea y la aplicación se cerrará:

 Finalmente, si la aplicación que vamos a terminar tiene datos sin guardar, se nos presentará un cuadro de confirmación antes de terminar la aplicación y perder los datos no guardados.

Asignación de recursos y duracion de las tareas en Microsoft Project

 Cuando creamos tareas y les asignamos recursos, y cuando hablo de recursos me refiero normalmente a personas, no siempre la forma por defecto que emplea Microsoft Project para hacer las asignaciones es la que nos interesa. Por ejemplo, podemos tener una tarea de 1h de duración a la que asignamos 3 personas y cada una de ellas trabajaría 0,33h

 Pero podemos tener otras tareas, por ejemplo una reunión de 1h de duración a la que asisten 3 personas y por tanto el tiempo de trabajo serían 3h.

 Para poder acomodar estas variaciones Project usa tres tipos de tareas según que aspectos son fijos y cuales son variables.  Estos tipos son los siguientes: de unidades fijas (tipo por defecto), duración fija o trabajo fijo, y se pueden cambiar en las propiedades avanzadas de la tarea.

  Antes de entrar en más detalles hay que recordar la diferencia entre duración y trabajo requerido por una tarea. Poniendo un ejemplo, una tarea puede durar dos días, es decir, extenderse a lo largo de dos días, pero el trabajo requerido puede ser de tan solo 4 horas.

  Volviendo a como trabaja Project, la fórmula clave es:

         duración x unidades = trabajo

donde unidades se refiere normalmente a los recursos (personas) asignadas al proyecto. Por ejemplo, si indicamos que una tarea es de horas de trabajo fijas y añadimos más personas (unidades) para la misma, Project reducirá la duración de dicha tarea. Por el contrario, si indicamos que la tarea es de duración es fija y reducimos el número de personas asignadas, Project asignará menos horas de trabajo a la tarea para poder mantener la duración.

 El sentido de cada uno de estos tipos de tareas y asignaciones tendremos que revisarlo en cada proyecto y tareas específicas, ya que no se pueden dar reglas generales de forma sencilla.

Tipos de tareas en Microsoft Project 2010

Cuando creamos un proyecto podemos usar diferentes de tareas, en concreto 5 tipos en Microsoft Project 2010, así que trataré de explicarlas un poco:

- Tarea automática (Auto schedule): esta es la tarea que sea genera por defecto. El automatismo significa que el sistema calcula automáticamente el comienzo, final y duración de la tarea basado en las dependencias, limitaciones, calendario y otros factores. En la imagen se puede ver como se puede cambiar el tipo de tarea por defecto entre la automática y la manual.

Cambio del tipo de tarea por defecto

- Tarea manual (Manually schedule): al contrario que el tipo anterior, en las tareas manuales los valores de inicio, final y duración no se actualizan automáticamente. De todas maneras, si Project encuentra algún problema con la tarea normalmente nos avisará con algún mensaje o icono de advertencia. 

- Tarea recurrente (Recurring task): este tipo de tarea es una que ocurre de forma regular a lo largo del proyecto. Por ejemplo, una reunión de estatus del proyecto que tenga lugar de forma semanal. Al crearla se nos pedirá diferente información para crear la tarea: tipo de recurrencia (semanal, mensual,...), duración, rango de fechas, etc.

Creación de una tarea recurrente

- Tarea resumen (Summary): es un tipo que sirve para agrupar otras tareas de menor rango haciendo el proyecto más comprensible cuando hay un gran número de tareas. La tarea resumen se puede crear desde cero y luego añadir subtareas o seleccionar un grupo de tareas y luego agruparlas con el botón de tarea resumen.

- Hito (Milestone): Este tipo de tarea se usa para marcar los hitos o fases de un proyecto. En el diagrama de Gantt aparece como un diamante en vez de con la habitual barra horizontal, por lo que es muy fácil de visualizar.

Tarea tipo Hito con símbolo en forma de diamante