Copia y sincroniza tus ficheros con Microsoft Synctoy

 Con los servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox o Onedrive el uso de herramientas de sincronización de ficheros va siendo menor, pero todavía tienen utilidad en numerosos casos. El uso más típico es para realizar copias de seguridad entre dos ordenadores o con un disco de red.

 Synctoy es una de las aplicaciones más usadas para sincronizar ficheros por varios motivos. En primer lugar es gratuita, pero también es importante que sea de Microsoft porque esto nos da cierta tranquilidad de que no lleva asociada ningún malware. Por último, la funcionalidad que ofrece está a la altura de cualquier otra aplicación similar, con buen rendimiento en la copia y sincronización, posibilidad de programar los trabajos, excluir ficheros o carpetas, etc.

 El uso de Synctoy es muy sencillo, con un asistente que nos guiará a la hora de seleccionar las carpetas de origen y destino, y los tipos de ficheros y carpetas a incluir o no.

 El único punto a controlar con atención es cual de los tres tipos de copia disponibles queremos usar:
- Synchronize: que hace que las carpetas origen y destino sean siempre iguales, incluyendo el borrado de ficheros entre origen y destino o viceversa
- Echo:  los ficheros nuevos sólo se copian de la carpeta izquierda a la derecha, entre origen y destino, y lo mismo pasa con los borrados
- Contribute: Este es el modo más adecuado para las copias de seguridad, ya que los borrados en la carpeta origen nunca se repiten en el destino

 

Office Remote para manejar Microsoft Office de forma remota desde el teléfono móvil

 Esta app convierte el teléfono en una segunda pantalla que interacciona de forma inteligente con Office en otros dispositivos Windows para mejorar la productividad y la experiencia en las presentaciones. Permite al teléfono y al laptop comunicarse a través de Bluetooth para poder manejar Word, Excel y PowerPoint en las presentaciones.

 

 Con unos simples gestos en el teléfono se puede saltar entre hojas de Excel o deslizarse a través de documentos de Word; también se pueden avanzar las diapositivas de PowerPoint mientras se ven las notas de la presentación en el teléfono o controlar un puntero láser virtual en la pantalla.

 

 Office Remote es una app para Windows Phone 8 y lamentablemente sólo funciona con MS Office 2013 en el escritorio, lo que puede limitar algo su uso para las personas que no cuenten con la última versión de la suite ofimática de Microsoft. En cuanto a hardware, es necesario que la computadora cuente con Bluetooth para comunicarse con el teléfono.

 

 Office Remote se puede descargar en la App Store de Windows Phone y espero poder ofreceros una prueba dentro de poco.

Novedades de Microsoft Office 2013

Ya han pasado unos meses desde que se lanzó Office 2013, la última versión del exitoso paquete ofimático de Microsoft y como siempre la pregunta es: ¿ Debo actualizarme? Para ayudar a responder esta pregunta he aquí una lista con alguna de las principales novedades:

• Pantalla de inicio de las aplicaciones rediseñada: ahora es más rápido encontrar los documentos de uso frecuentes o abrir las plantillas más adecuadas para un documento
• Skydrive Pro para almacenar y compartir los ficheros profesionales
• Office ahora te reconoce y la configuración te sigue. Basta con validarse y la lista de documentos recientes y otra configuración aparecerá automáticamente
• Office Presentation Service: es un servicio público y gratuito de Microsoft para compartir presentaciones de Power Point
• Aplicaciones habilitadas para dispositivos táctiles

 

 

 ¿Es poco? Llevo ya algunas versiones de Office a mis espaldas y todas son excelentes. De hecho, hay mucha gente que sigue usando Office 2007 o incluso 2003 ya que tienen una gran funcionalidad, sin embargo, si se pasa a Office 2010 o 2013, se descubre poco a poco una gran cantidad de novedades que realmente merecen la pena. Por ejemplo, un cambio de calado y que personalmente lo deseaba desde hace tiempo: en Excel 2013 cada libro se abre en una ventana separada, lo que permite trabajar con mucha más comodidad con varios libros a la vez.

 

 

 

 

Tipos de tareas en Microsoft Project 2010

Cuando creamos un proyecto podemos usar diferentes de tareas, en concreto 5 tipos en Microsoft Project 2010, así que trataré de explicarlas un poco:

- Tarea automática (Auto schedule): esta es la tarea que sea genera por defecto. El automatismo significa que el sistema calcula automáticamente el comienzo, final y duración de la tarea basado en las dependencias, limitaciones, calendario y otros factores. En la imagen se puede ver como se puede cambiar el tipo de tarea por defecto entre la automática y la manual.

Cambio del tipo de tarea por defecto

- Tarea manual (Manually schedule): al contrario que el tipo anterior, en las tareas manuales los valores de inicio, final y duración no se actualizan automáticamente. De todas maneras, si Project encuentra algún problema con la tarea normalmente nos avisará con algún mensaje o icono de advertencia. 

- Tarea recurrente (Recurring task): este tipo de tarea es una que ocurre de forma regular a lo largo del proyecto. Por ejemplo, una reunión de estatus del proyecto que tenga lugar de forma semanal. Al crearla se nos pedirá diferente información para crear la tarea: tipo de recurrencia (semanal, mensual,...), duración, rango de fechas, etc.

Creación de una tarea recurrente

- Tarea resumen (Summary): es un tipo que sirve para agrupar otras tareas de menor rango haciendo el proyecto más comprensible cuando hay un gran número de tareas. La tarea resumen se puede crear desde cero y luego añadir subtareas o seleccionar un grupo de tareas y luego agruparlas con el botón de tarea resumen.

- Hito (Milestone): Este tipo de tarea se usa para marcar los hitos o fases de un proyecto. En el diagrama de Gantt aparece como un diamante en vez de con la habitual barra horizontal, por lo que es muy fácil de visualizar.

Tarea tipo Hito con símbolo en forma de diamante

Subproyectos en Microsoft Project 2010

 Microsoft Project cuenta con una funcionalidad para añadir subproyectos dentro de proyectos existentes. Básicamente, si insertamos un proyecto dentro de otro existente el proyecto inicial se convierte en el proyecto padre y el insertado en el proyecto hijo o subproyecto.

 Añadir un subproyecto es muy sencillo, basta con pulsar sobre el botón correspondiente (Subproject en la imagen) y seleccionar el fichero que queremos añadir. Una vez insertado aparece un pequeño icono y se muestra como una nueva tarea resumen. A partir de ese momento, los ficheros maestro y del subproyecto quedan enlazados y cualquier cambio a las tareas del subproyecto, tanto en el fichero aislado como a través del fichero padre, se reflejará en ambos ficheros simultáneamente.

            Aspecto de un proyecto con un subproyecto insertado

 Los dos principales casos de uso de los subproyectos son para dividir un proyecto grande con cientos de tareas en partes más manejables o para permitir una delegación sencilla de responsabilidad sobre partes del proyecto. Asimismo, al incluir un subproyecto en otro más grande se facilita el reporting conjunto y también la aplicación de dependencias entre tareas hito. Lo que no se transmite al proyecto padre es el formato de los subproyectos, pero sí los recursos. Estos recursos se ven en el proyecto maestro pero solo pueden ser asignados a tareas del subproyecto.

Reporte conjunto del subproyecto y el proyecto padre

Como hacer el primer plan de proyecto en Microsoft Project 2010

 En otros post he mencionado algunos aspectos más avanzados de Microsoft Project 2010, pero en éste artículo quiero hablar de los puntos principales que hay que tener en cuenta a la hora de crear vuestro primer proyecto:

1. Introducir la lista de tareas en orden temporal de ejecución: recomiendo empezar poniendo las tareas de más alto nivel y luego ir añadiendo las más detalladas.
2. Agrupar las tareas para facilitar la comprensión: este punto es básico en cuanto nuestro proyecto pasa de unas cuantas docenas de tareas.
3. Introducir la fecha de comienzo de cada tarea y la duración: con esto se generará automáticamente la fecha de fin.
4. Introducir los nombres de los recursos que ejecutarán las tareas: así podremos identificar de un vistazo quién es el encargado de realizar cada tarea.
5. Indicar las tareas predecesoras de cada tarea: basado en mi experiencia, aconsejo limitar el número de predecesoras lo más posible, ya que la realidad es normalmente menos estricta que los diseños teóricos.

 Una vez comenzado el proyecto no os olvidéis de realizar un seguimiento y ajuste continuos del plan. La realidad siempre impone cambios en las fechas y duración de las tareas, adición o borrado de tareas, etc., por lo que tenemos que ir realizando ajustes de forma continua.

 

 

 

¡Suerte con el proyecto!!

 

 

Niveles de integridad de ficheros en Windows 7 y Windows 2008

Si no hemos deshabilitado la seguridad de UAC (Siglas en inglés de Control de cuentas de usuario) en Windows, cosa que realmente no recomiendo, al editar determinados ficheros (por ejemplo el etc\hosts que comentaba en este otro post) recibiremos un toque de atención de Windows pidiendonos permiso de administrador para hacer los cambios, aunque nuestra cuenta esté dentro del grupo de administradores de la máquina.
Forzar este mismo comportamiento puede que nos sea útil en determinados casos como una aplicación que hemos hecho nosotros mismos y en la que no queremos que los cambios en el fichero de configuración, por ej. miaplic.xml, se hagan a la ligera, incluso por administradores.
Para ello abrimos una ventana de comando (cmd.exe) como administradores, botón derecho sobre cmd.exe en la ventana de búsqueda -> Ejecutar como administrador.
A continuación navegamos hasta el directorio de la aplicación y ejecutamos el siguiente comando:
      icacls miaplic.xml /setintegritylevel H

Si el comando ha tenido éxito, la próxima vez que editemos el fichero no se podrá hacer desde un Bloc de Notas convencional sino que habrá que
ejecutarlo con elevación de privilegios (ejecutado como administrador). Tampoco desde la línea de comando, si no es elevada, no podremos manipular o borrar el fichero:

Se pueden ver algunos trucos para ejecutar tareas como administrador en este post
Como recordatorio final, observad que los niveles de integridad son como una capa de seguridad adicional a los permisos NTFS de los ficheros, proporcionando una protección extra.

Como trabajar más facilmente con Microsoft Project 2010

En este post os quiero presentar algunos comandos de Microsoft Project 2010 que yo uso con frecuencia y que creo que serán de utilidad. Espero que vosotros compartais vuestros comandos favoritos en el área de comentarios.

- Mover proyecto: algunas veces necesitamos mover el comienzo de un proyecto, bien hacia delante o hacia atrás, y este botón hace que la tarea sea muy sencilla.

- Actualizar proyecto: el proyecto está progresando bien pero hemos estado muy ocupados en los últimos días para actualizarlo. Este comando pondrá rápidamente el proyecto al día para todas las tareas o sólo para algunas seleccionadas.

- Número de esquema (Outline numbers): es un poco extraño para mí pero las tareas no están numeradas por defecto. Para arreglarlo símplemente tenemos que marcar el check Número de esquema en el menú Formato.

- Dependencia entre tareas: por defecto las dependencias entre tareas se crean del tipo Fin a Comienzo (FC), pero existen otros tres tipos (CC, FF, CF) para cosas como taréas que necesitan comenzar o terminar al mismo tiempo. Símplemente creamos una dependencia del modo habitual y hacemos doble click sobre el enlace para abrir el menú de Dependencia entre tareas, en donde se podrá cambiar fácilmente el tipo.

Presentación del blog

Bienvenidos a mi blog, un blog que nace con intención de compartir experiencias, consejos y trucos sobre varias plataformas informáticas. Por el momento no quiero especializarme en ninguna tecnología en particular y trataré que la mayoría de los posts sean basados en mi experiencia práctica. Por concretar podéis esperar posts sobre manejo de servidores Windows y Linux, tecnologías de virtualización de VMware, Citrix y Microsoft, y también ofimática con Microsoft Office, pero podréis encontrar de todo.

En resumen, este pretende ser un blog variado sobre informática en español, con un marcado carácter técnico, pero que sea accesible a todos los aficionados a la informática.

Espero vuestros comentarios para que sea un blog interesante para todos y no un monólogo.