Tipos de tareas en Microsoft Project 2010

Cuando creamos un proyecto podemos usar diferentes de tareas, en concreto 5 tipos en Microsoft Project 2010, así que trataré de explicarlas un poco:

- Tarea automática (Auto schedule): esta es la tarea que sea genera por defecto. El automatismo significa que el sistema calcula automáticamente el comienzo, final y duración de la tarea basado en las dependencias, limitaciones, calendario y otros factores. En la imagen se puede ver como se puede cambiar el tipo de tarea por defecto entre la automática y la manual.

Cambio del tipo de tarea por defecto

- Tarea manual (Manually schedule): al contrario que el tipo anterior, en las tareas manuales los valores de inicio, final y duración no se actualizan automáticamente. De todas maneras, si Project encuentra algún problema con la tarea normalmente nos avisará con algún mensaje o icono de advertencia. 

- Tarea recurrente (Recurring task): este tipo de tarea es una que ocurre de forma regular a lo largo del proyecto. Por ejemplo, una reunión de estatus del proyecto que tenga lugar de forma semanal. Al crearla se nos pedirá diferente información para crear la tarea: tipo de recurrencia (semanal, mensual,...), duración, rango de fechas, etc.

Creación de una tarea recurrente

- Tarea resumen (Summary): es un tipo que sirve para agrupar otras tareas de menor rango haciendo el proyecto más comprensible cuando hay un gran número de tareas. La tarea resumen se puede crear desde cero y luego añadir subtareas o seleccionar un grupo de tareas y luego agruparlas con el botón de tarea resumen.

- Hito (Milestone): Este tipo de tarea se usa para marcar los hitos o fases de un proyecto. En el diagrama de Gantt aparece como un diamante en vez de con la habitual barra horizontal, por lo que es muy fácil de visualizar.

Tarea tipo Hito con símbolo en forma de diamante

Subproyectos en Microsoft Project 2010

 Microsoft Project cuenta con una funcionalidad para añadir subproyectos dentro de proyectos existentes. Básicamente, si insertamos un proyecto dentro de otro existente el proyecto inicial se convierte en el proyecto padre y el insertado en el proyecto hijo o subproyecto.

 Añadir un subproyecto es muy sencillo, basta con pulsar sobre el botón correspondiente (Subproject en la imagen) y seleccionar el fichero que queremos añadir. Una vez insertado aparece un pequeño icono y se muestra como una nueva tarea resumen. A partir de ese momento, los ficheros maestro y del subproyecto quedan enlazados y cualquier cambio a las tareas del subproyecto, tanto en el fichero aislado como a través del fichero padre, se reflejará en ambos ficheros simultáneamente.

            Aspecto de un proyecto con un subproyecto insertado

 Los dos principales casos de uso de los subproyectos son para dividir un proyecto grande con cientos de tareas en partes más manejables o para permitir una delegación sencilla de responsabilidad sobre partes del proyecto. Asimismo, al incluir un subproyecto en otro más grande se facilita el reporting conjunto y también la aplicación de dependencias entre tareas hito. Lo que no se transmite al proyecto padre es el formato de los subproyectos, pero sí los recursos. Estos recursos se ven en el proyecto maestro pero solo pueden ser asignados a tareas del subproyecto.

Reporte conjunto del subproyecto y el proyecto padre

Error al conectar a Microsoft Project Server 2007 desde Project 2010

Recientemente traté de conectar con un cliente Microsoft Project 2010 a un servidor Project Server 2007 y me dieron algunos errores. Tras probar algunas cosas hice la habitual búsqueda por internet y encontré en los foros de Microsoft la confirmación de que no es posible: Error connecting Project 2010 to Project Server 2007

Conclusión: hay que actualizar a la vez el servidor y los clientes de Microsoft Project o podemos tener problemas.

Como hacer el primer plan de proyecto en Microsoft Project 2010

 En otros post he mencionado algunos aspectos más avanzados de Microsoft Project 2010, pero en éste artículo quiero hablar de los puntos principales que hay que tener en cuenta a la hora de crear vuestro primer proyecto:

1. Introducir la lista de tareas en orden temporal de ejecución: recomiendo empezar poniendo las tareas de más alto nivel y luego ir añadiendo las más detalladas.
2. Agrupar las tareas para facilitar la comprensión: este punto es básico en cuanto nuestro proyecto pasa de unas cuantas docenas de tareas.
3. Introducir la fecha de comienzo de cada tarea y la duración: con esto se generará automáticamente la fecha de fin.
4. Introducir los nombres de los recursos que ejecutarán las tareas: así podremos identificar de un vistazo quién es el encargado de realizar cada tarea.
5. Indicar las tareas predecesoras de cada tarea: basado en mi experiencia, aconsejo limitar el número de predecesoras lo más posible, ya que la realidad es normalmente menos estricta que los diseños teóricos.

 Una vez comenzado el proyecto no os olvidéis de realizar un seguimiento y ajuste continuos del plan. La realidad siempre impone cambios en las fechas y duración de las tareas, adición o borrado de tareas, etc., por lo que tenemos que ir realizando ajustes de forma continua.

 

 

 

¡Suerte con el proyecto!!

 

 

Algunas ideas para armar un buen proyecto en Microsoft Project 2010

Esta entrada podía haber sido la primera de los tres artículos que he dedicado a Microsoft Project 2010 , ya que probablemente es la que trata de los puntos aparentemente más simples, pero las cosas son así y ha llegado en tercer lugar. Estas son las ideas:

- Agrupar las tareas: Al armar nuestro proyecto primero creamos las tareas a alto nivel y luego poco a poco vamos añadiendo subtareas más detalladas ¿Cómo distinguimos fácilmente entre los tipos de tareas? Con el sangrado.

Aplicamos el sangrado

y se crea una tarea resumen con las tareas que hemos desplazado debajo de otra

El sangrado se puede anidar en distintos niveles cuando el número de tareas es elevado.

- Añadir a línea de tiempo: para controlar el proyecto de un vistazo es recomendable añadir todas o al menos las más importantes tareas resumen a la línea de tiempo. Para ello basta con hacer doble click sobre una tarea y activar la entrada "Mostrar en la línea de tiempo", con lo que obtendremos un gráfico bastante claro.

- Añadir predecesoras: unas palabras de aviso sobre las tareas predecesoras. Aunque el concepto es muy útil sobre el papel, en mi experiencia las predecesoras no son siempre tareas previas de una forma totalmente estricta y muchas veces se puede empezar la siguiente tarea sin que la anterior esté 100% terminada. Por tanto, aconsejo limitar su uso a los casos en que la relación entre una tarea y la siguiente esté realmente clara.

Como trabajar más facilmente con Microsoft Project 2010

En este post os quiero presentar algunos comandos de Microsoft Project 2010 que yo uso con frecuencia y que creo que serán de utilidad. Espero que vosotros compartais vuestros comandos favoritos en el área de comentarios.

- Mover proyecto: algunas veces necesitamos mover el comienzo de un proyecto, bien hacia delante o hacia atrás, y este botón hace que la tarea sea muy sencilla.

- Actualizar proyecto: el proyecto está progresando bien pero hemos estado muy ocupados en los últimos días para actualizarlo. Este comando pondrá rápidamente el proyecto al día para todas las tareas o sólo para algunas seleccionadas.

- Número de esquema (Outline numbers): es un poco extraño para mí pero las tareas no están numeradas por defecto. Para arreglarlo símplemente tenemos que marcar el check Número de esquema en el menú Formato.

- Dependencia entre tareas: por defecto las dependencias entre tareas se crean del tipo Fin a Comienzo (FC), pero existen otros tres tipos (CC, FF, CF) para cosas como taréas que necesitan comenzar o terminar al mismo tiempo. Símplemente creamos una dependencia del modo habitual y hacemos doble click sobre el enlace para abrir el menú de Dependencia entre tareas, en donde se podrá cambiar fácilmente el tipo.